Переходим на электронный кадровый документооборот. С чего начать?

 

Переходим на электронный кадровый документооборот. С чего начать?

Источник фотографии

Несмотря на то, что действующим трудовым законодательством не урегулирован вопрос обмена электронными документами между работодателем и работниками (за исключением дистанционных), у компаний есть варианты решения этой проблемы:

— принять участие в эксперименте, определенном Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»;

— дождаться прогнозируемых изменений, которые, возможно, будут внесены в трудовое законодательство по результатам проведенного эксперимента;

— организовать электронный кадровый документооборот (далее — ЭКДО) в компании собственными силами.

Немного об эксперименте

Задача эксперимента — определить и создать условия для обмена электронными документами в трудовых отношениях, а также при необходимости внести изменения в трудовое законодательство.

Участие в эксперименте работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, является добровольным. Дистанционные работники не могут участвовать в данном эксперименте.

Работодатель самостоятельно утверждает перечень документов, связанных с работой, учетом положения о порядке проведения эксперимента. Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

Для работодателя обязательно наличие усиленной квалифицированной подписи, для работников — усиленная неквалифицированная подпись, если участие в эксперименте осуществляется с использованием собственной информационной системы, или достаточно простой электронной подписи, если обмен электронными документами будет происходить на портале «Работа в России».

Срок проведения эксперимента — до 31 марта 2021 г. включительно.

Другие немаловажные условия определены порядком, в соответствии с которым работодатели могут участвовать в эксперименте. Порядок утвержден Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. N 240н .

Таким образом, при соблюдении правил можно уже сейчас официально обмениваться электронным документами, регулирующими трудовые отношения.

Вам будет интересно  Вице-премьер Хуснуллин выступил за максимальный перевод апартаментов в жилые помещения

Обмен электронными документами

Стоит отметить, что действующим законодательством определена норма, которая позволяет обмениваться электронными документами между работодателем и дистанционным работником с применением усиленной квалифицированной электронной подписью.

Также работодатель может выдавать сведения о трудовой деятельности работника в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии). Такая возможность появилась у работодателей в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Тем самым прослеживается определенная тенденция к возможному постепенному переходу к электронному кадровому документообороту.

Сейчас около 40% сотрудников наших клиентов, которые уже выбрали способ ведения информации о трудовой деятельности, предпочли электронный вариант. Очевидно, что пока к бумажным носителям относятся с большим доверием, но мы уверены, что со временем эта тенденция будет меняться.

Реализовать обмен электронными документами в организации можно и до прогнозируемых изменений правовой основы.

Внедрение электронного кадрового документооборота, исходя из нашего опыта, поможет существенно снизить трудозатраты сотрудников, сэкономить бумагу и расходы на оргтехнику, ускорить поиск нужных документов и улучшить их сохранность, а также быть готовым к цифровому формату.

Например, раньше мы могли потратить недели на подписание документа: промежуточное перекладывание документа «со стола на стол», поиск, в каком отделе «застрял» документ, ожидание возвращения в офис подписанта. А при обмене документами с дистанционными сотрудниками нужно было закладывать время и средства на почтовую/курьерскую отправку или просить работника приехать в офис. Теперь документ сразу попадает к ответственному, а процесс согласования можно отслеживать в системе.

Мы рекомендуем провести комплекс мероприятий по переходу на электронный кадровый документооборот, который, как правило, включает следующие процедуры:

— аудит кадровых процессов в организации. Это позволит определить порядок взаимодействия, согласования и работы с документами и при необходимости их оптимизации;

Вам будет интересно  Уют убрать, трубы добавить: 5 правил идеального объявления для сайта недвижимости

— оценка рисков перевода кадровой документации в электронный вид с применением того или иного вида электронной подписи. Например, документы, не предполагающие наличия собственноручных подписей сотрудников и хранение их в бумажном виде, можно перевести в электронный вид и использовать для их подписания электронные подписи. Есть же ряд документов, которые в обязательном порядке должны быть оформлены в бумажном виде с собственноручной подписью работника, и перевод их в электронный формат может иметь негативные последствия в судебных разбирательствах и замечания со стороны проверяющих органов;

— техническое решение, с помощью которого будет реализован электронный документооборот. И здесь каждая компания выбирает удобный для себя инструмент;

— и наиболее важный шаг — формирование нормативной базы: следует закрепить понятие электронного кадрового документооборота и электронной подписи внутри компании, определить порядок взаимодействия и обмена электронными документами, а также заключить с каждым участников соглашение об электронном обмене документами.

Целесообразно переводить в электронный документооборот не все сразу, а отдельные кадровые процессы и сопровождающую их оформление документацию. Также важна слаженная работа всех, кто задействован этом процессе: кадровиков, методологов, юристов и ИТ-специалистов.

Людмила Невмянова, руководитель проектной группы отдела кадрового администрирования BDO Unicon Outsourcing


Читайте нас в телеграм
Источник