Положение и регламент управления проектами компании

1. Общие положения

Настоящий документ описывает общие положения и технологию ведения проектов Компании.

Документ является обязательным для изучения и исполнения всеми сотрудниками компании.

Документ содержит три основных раздела:

1. Общие принципы, закладываемые в положение и технологию;
2. Роли — Зоны ответственности, выделяемые в управлении проектами;
3. Стандарт управления проектом.

2. Общие принципы

2.1. Цели настоящего положения

Целями разработки и внедрения настоящего положения являются:

1. Повышение прозрачности хода реализации проектов для руководителей и заинтересованных сотрудников компании;
2. Накопление и распространение опыта и знаний, получаемых в ходе реализации проекта от участников проекта другим сотрудникам компании;
3. Повышение качества выполняемых работ по проектам компании;
4. Адекватная оценка вклада каждого участника в результаты проектов;
5. Повышение производительности выполняемых работ, создание возможности для выполнения большего количества проектов;
6. Повышение экономической эффективности проектных работ;
7. Внедрение инструментов материального стимулирования, позволяющих повысить заинтересованность участников в успешной реализации проектов.

2.2. Границы применения настоящего положения

Область применения настоящего положения:

От начала выполнения проектов компании до завершения выполнения проектов компании.

В область применения не входят:

1. Принятие решений о необходимости и выполнении проектов;
2. Выбор руководителя и участников проекта;
3. Предпроектное исследование (разработка общего видения целей и задач проекта);
4. Разработка факторов риска и средств по борьбе с ними;
5. Оперативное управление решением задач проекта (в том числе координация работ с внешними группами).

• Контрагент;
• Задача (предварительное понимание задачи);
• Назначенный руководитель проекта;
• Предварительный состав участников проекта.

• Завершенные работы;
• Подготовленная отчетная документация.

2.3. Модель управления проектами компании (критерии выбора решений)

В настоящем документе как базовая предлагается следующая модель управления проектами.

1. Выделение только трех фаз проекта:

• Инициирование;
• Выполнение;
• Завершение.

2. Выделение четырех важнейших подсистем управления:

• Управление результатами;
• Управление временем и работами;
• Управление знаниями;
• Управление затратами.

Выбор вышеуказанных элементов является экспертным мнением автора. Исходной посылкой является то, что необходимо отработать важнейшие элементы проектной технологии. В дальнейшем возможно расширение используемых инструментов и технологий.

Как дополнительная выделяется подсистема управления качеством.

В рамках всех выделенных выше подсистем должны быть разработаны регламентные действия в случае возникновения отклонений в реализации проекта.

В качестве экспертных идей настоящего положения предлагаются следующие:

1. Минимизация документов по ведению проектов;
2. Выделение главных инструментов в каждой из подсистем управления, а именно одна подсистема — один важнейший документ.

В основу реализации модели управления проектами заложены следующие ключевые тезисы:

1. Технологические особенности бизнеса компании;
2. Организационное разделение ответственности между задачами целеполагания и выполнения работ по достижению поставленных целей;
3. Одна подсистема управления — один главный инструмент (но не единственный);
4. Документирование значимых для реализации проекта событий и результатов;
5. Основные знания компании выражаются в следующем:
   • Порядок работ (внутренний );
   • Шаблоны используемых документов по проекту;
   • наработки (конфигурации, настройки ).
6. Экспертный контроль реализации проектов.

3. Роли — зоны ответственности

Роли (зоны ответственности) описываются следующими понятиями:

Ответственность за результат — выполнение работ и принятие решений по использованию доступных ресурсов, направленных на достижение выделяемого результата.

Ответственность за ресурсы — принятие решений по использованию доступных (выделяемых) ресурсов, в рамках бюджета проекта.

Ответственность выражается в следующих формах:

1. Действия;
2. Принятие решений;
3. Утверждение — право высказывания мнения и влияние на принятие определенных решений;
4. Контроль — проверка соответствия результата определенным требованиям.

В настоящее время в компании выделяются следующие роли (представлены в виде краткого описания):

1. Руководитель компании
   Отвечает за утверждение ключевых событий по проекту (результатов проектов, сметы затрат). Управление отклонениями в реализации проектов (утверждение и принятие решений по нестандартным ситуациям);
2. Директор по качеству
   Отвечает за разработку и реализацию требований к системе управления проектами (в виде норм, положений, процедур, документов, методик, инструкций и стандартов, регламентирующих бизнес и поведение пользователя, норм корпоративной этики, правил поведения), соблюдение разработанных норм и аудит системы управления проектами;
3. Руководитель направления компании
   Отвечает за инициирование проектов, финансовые и стратегические результаты деятельности своего направления;
4. Менеджер проекта
   Отвечает за достижение выделяемых целей проекта, результативное и экономически эффективное использование ресурсов проекта (человеческих и материальных). Контролирует отклонения в реализации проектов;
5. Эксперт компании
   Отвечает за выбираемые методы и технологии, качество выполнения проектных работ специалистами соответствующей предметной области. Возможно, выделение одного и более экспертов проекта;
6. Специалист
   Отвечает за выполнение проектных работ и результатов (задач, поставленных менеджером проекта);
7. Менеджер по качеству
   Отвечает за контроль соблюдения требований нормативной документации компании.

4. Стандарт управления проектом

4.1. Структура проектов

В настоящем стандарте рассматриваются правила управления проектами следующих типов:

1. Внутренние проекты — цели лежат в области развития компании и направлений деятельности компании;
2. Внешние проекты — развитие (услуги для) клиентов компании.

Каждый проект может включать одного и более участников. Если число участников не совпадает с числом утвержденных ролей проекта, все функции распределяются между исполнителями ролей руководителем направления.

4.2. Подсистемы управления проектом

Как наиболее важные выделяем следующие подсистемы управления:

1. Управление результатами;
2. Управление работами и временем;
3. Управление знаниями;
4. Управление затратами;
5. Управление качеством — техническая подсистема, включаемая для упорядочивания (контроля качества) ведения документов по проекту.

4.3. Принципы регламента

Как отмечено выше, основной принцип — это использование главного инструмента в каждой из подсистем управления проектом. Также рассматривается подсистема управления качеством как область технического ведения документации по проекту.

Главными инструментами являются следующие документы (см. рис):

1. Резюме проекта;
2. Спецификация результатов;
3. ;
4. Смета затрат;
5. Экспертиза проекта.

Контроль отклонений от запланированных результатов в процессе реализации каждого этапа и фазы проекта (осуществляемый менеджером проекта) ведется по разработанной на предпроектной стадии схеме (правилам, предписанным действиям), которая должна быть отражена в регламенте по следующим аспектам:

• Форма извещения об отклонении;
• Ответственное лицо за принятие решения по отклонениям;
• Схема передачи извещения об отклонениях;
• Сроки передачи извещения об отклонениях;
• Инициатор рассмотрения извещения об отклонениях;
• Форма рассмотрения извещения об отклонениях;
• Список ролевых участников рассмотрения извещения об отклонениях;
• Сроки принятия решения по отклонениям.

Отчетный документ рабочего совещания по отклонениям — Протокол совещания — хранится в папке «События, связанные с проектом».

По каждому регламентному действию обязательно указываются:

• Ответственный;
• Требования к срокам выполнения;
• Наименование и статус исходящего документа.

Чтобы не перегружать регламента столбцами, рекомендуется в описании действия по передаче документа указать респондента, в требованиях к срокам выполнения указать наименование документа, являющегося инициирующим для этого действия.

Далее представлены характеристики каждой подсистемы управления проектом.

Подсистема Управление результатами

Под управлением результатами понимается область измерения и достижения целей проектов, которые описываются измеряемыми результатами на каждом этапе и фазе проекта.

Основной инструмент подсистемы — спецификация результатов. Спецификация — это всестороннее описание результатов, которые соответствуют поставленным целям и обладают измеримостью.

1. Инициирование проекта
   При инициировании проекта формируется первоначальная спецификация.
   Основная задача — корректно сформулированный результат, актуальный до начала выполнения проекта.
   Также здесь формируется раздел, описывающий запланированные результаты этапов работы (формируется руководителем проекта);
2. Выполнение проекта
   Основная задача — актуализация спецификации, её расширение и изменение.
   Отражение факта достижения выделенных результатов, вклад каждого участника проекта;
3. Завершение проекта
   Основная задача — подведение итогов и выделение достижений команды и каждого участника проекта.

Подсистема Управление временем и работами

Под управлением временем и работами понимается комплекс работ по определению оптимального перечня задач и решений, связанных с загрузкой исполнителей в проекте.

Основной инструмент подсистемы — внутренний проекта. Внутренний, потому что отражающий реальные задачи (в техническом задании для клиента может быть отражена обобщенная программа работ, не всегда включающая реальные работы). Далее просто .

содержит описание иерархии и последовательности выполнения действий, необходимых для реализации проекта работ, а также фактически выполненные работы.

1. Этап/Задача/ Работа;
2. Участник (и) (исполнитель и ответственный);
3. Дата, время плановое;
4. Дата, время фактическое;
5. Дата завершения работ (ориентировочная);
6. Причины отклонений.

1. Инициирование проекта
   В момент инициирования проекта формируется нормативный .
   Основная задача — получение максимально подробно прописанной иерархии работ;
2. Выполнение проекта
   Основная задача — отражение задач проекта в конкретизированные планы работ участников проекта, ведение учета фактически затраченного времени. Отражение причин отклонений;
3. Завершение проекта
   Основная задача — подведение итогов и систематизация причин возникших отклонений.

Подсистема Управление затратами

Под управлением затратами понимается комплекс работ по выбору и принятию решений, связанных с расходами, возникающих в ходе реализации проекта.
Основной инструмент подсистемы — смета затрат.

1. Инициирование проекта
   Формируется плановая смета затрат.
   Основная задача — адекватная прогнозная оценка затрат, связанных с реализацией проекта;
2. Выполнение проекта
   Отражение факта понесенных затрат, расширение плановой части сметы;
3. Завершение проекта
   Подведение финансовых итогов проекта. Формирование результирующего отчета.

Подсистема Управление знаниями

Под управлением знаниями понимается область используемых методов и технологий.

Основной инструмент подсистемы:

1. Инструменты предыдущих подсистем;
2. Используемые документы (рабочие и отчетные);
3. Используемые средства (ПАС);
4. Документ — Экспертиза проекта.

1. Инициирование проекта
   Формируется перечень используемых документов и ПАС, ссылки на проекты, инструменты которых можно взять за основу разработки нормативных.
   Также формируется документ экспертиза проекта с выделением событий, которые надо «экспертировать».
   Форма для документов и ПАС: Наименование, Назначение, Есть ли в наличии — где.
   Форма для инструментов: Перечень проектов, контактных лиц;
2. Выполнение проекта
   Для утверждения каждого этапа проекта привлекается эксперт (эксперты).
   Основная задача — анализ решений и результатов этапа до его завершения и отражение результатов экспертного анализа в документе Экспертиза проекта. Рекомендации экспертизы — являются обязательными для исполнения в проекте.
   События, которые необходимо экспертировать, определяются на этапе инициирования проекта;
3. Завершение проекта
   Сбор и обобщение материалов, размещение их на хранение.
   Подготовка Резюмирующего раздела документа экспертиза проекта.

Подсистема Управления качеством

Рассматриваемая подсистема направлена на контроль соблюдения требований документации проектов и прочих регламентных действий.

В рамках настоящей системы выделяются требования по ведению:

1. Проектной документации, описанной выше;
2. Формальной документации, связанной с реализацией проекта (подробно рассматривается в регламенте ведения документации).

1. Документ — Резюме проекта;
2. Регламент ведения документации.

5. Регламент ведения документации

5.1. Управление результатами

Цель управления рассматриваемой областью — обеспечение достижения целей и задач поддержанием спецификаций результатов проекта в актуальном состоянии (контроль над взаимным соответствием целей, задач и спецификации проекта, контроль над выполнением установленных значений параметров общих и поэтапных результатов проекта).

Регламентные действия

Действия	Ответственный	Требования к срокам	Документ	Статус документа
Инициирование проекта
Подготовить резюме проекта	Руководитель направления	После принятия решения	Резюме проекта	На согласование
Довести до сведения руководителя компании	Руководитель направления	В течение часа после завершения подготовки документа	Резюме проекта	Согласован
Подготовить спецификацию результатов проекта	Руководитель направления	В течение дня после получения резюме проекта	Спецификация результатов	На утверждение
Подготовить спецификацию результатов этапов проекта	Менеджер проекта	В течение дня после получения резюме проекта	Спецификация результатов	На утверждение
Утверждение спецификации результатов	Руководитель направления	В течение часа после получения	Спецификация результатов	На согласование
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании	Менеджер по качеству	В течение часа после получения	Спецификация результатов, резюме проекта	Согласован
Утверждение спецификации результатов	Руководитель компании	После получения, по мере возможности	Спецификация результатов, резюме проекта	Утвержден
Размещение на хранение, информирование участников проекта	Менеджер по качеству	В течение двух часов после получения	Спецификация результатов, резюме проекта	Результирующий
Выполнение проекта
Внесение сведений о поэтапных вкладах и достижениях запланированных результатов	Менеджер проекта	На усмотрение менеджера (не реже 1 раза в неделю).	Спецификация результатов	Актуальный
Внесение сведений о вкладе и достижениях каждого участника проекта	Менеджер проекта	На усмотрение менеджера (не реже 1 раза в неделю).	Спецификация результатов	Актуальный
Завершение проекта
Подготовка раздела отчета, связанного с достижением/ не достижением целей проекта	Руководитель направления	В течение недели после завершения проекта, если не оговорена срочность исполнения	Спецификация результатов	На согласование
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании	Менеджер по качеству	В течение часа после получения	Спецификация результатов	Согласован
Размещение на хранение, информирование участников проекта	Менеджер по качеству	В течение двух часов после проверки соблюдения требований к нормативной документации	Спецификация результатов	Результирующий

Отклонения

Все отклонения в проекте связанные с содержанием и целями проекта рассматриваются коллегиально в форме рабочего совещания:

1. Руководитель направления;
2. Менеджер проекта;
3. Эксперт проекта № 1;
4. Эксперт проекта № 2.

Инициатором совещания может выступать любой из вышеуказанных участников отклонений.

5.2. Управление работами и временем

Регламентные действия

Действия	Ответственный	Требования к срокам	Документ	Статус документа
Инициирование проекта
Разработка внутреннего работ	Менеджер проекта	После подготовки спецификации результатов	Внутренний	На рассмотрение
Рассмотрение внутреннего , внесение корректив и замечаний	Руководитель направления	В течение дня после получения документа	Внутренний	Рассмотрен
Передача рассмотренного внутреннего на доработку менеджеру проекта	Руководитель направления	По завершении рассмотрения внутреннего	Внутренний	Рассмотрен
Разработка плана загрузки ресурсов проекта на основе формы внутреннего	Менеджер проекта	После получения внутреннего с замечаниями	Внутренний	Актуальный
Передача внутреннего работ на экспертизу	Менеджер проекта	По завершении разработки	Внутренний	На экспертизу
Экспертиза внутреннего работ	Эксперт	В течение дня после получения	Внутренний	Согласован
Передача внутреннего работ на утверждение руководителю направления	Эксперт	По завершении экспертизы	Внутренний	На утверждение
Утверждение внутреннего	Руководитель направления	В течение часа после получения документа	Внутренний	Утвержден
Передача документа на контроль качества документации	Руководитель направления	В течение часа после получения утвержденного документа	Внутренний	Утвержден
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании	Менеджер по качеству	В течение часа после получения	Внутренний	Согласован
Размещение на хранение, информирование участников проекта	Менеджер по качеству	В течение двух часов после проверки	Внутренний	Результирующий
Выполнение проекта
Формирование еженедельного плана работ по каждому участнику проекта	Менеджер проекта	Не позднее 17:30 пятницы предыдущей недели	Внутренний	Актуальный
Отражение фактического выполнения плана	Менеджер проекта	До 17:30 пятницы отчетной недели	Внутренний	Актуальный
Завершение проекта
Завершающая обработка внутреннего	Руководитель направления	В течение недели после завершения проекта, если не оговорена срочность исполнения	Внутренний	На согласование
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании	Менеджер по качеству	В течение двух часов после получения	Внутренний	Согласован
Размещение на хранение, информирование участников проекта	Менеджер по качеству	В течение двух часов после проверки соблюдения требований к нормативной документации	Внутренний	Результирующий

Отклонения

Все отклонения в проекте связанные с содержанием и целями проекта рассматриваются коллегиально в форме рабочего совещания:

1. Руководитель направления;
2. Менеджер проекта;
3. Эксперт проекта № 1;
4. Эксперт проекта № 2.

Инициатором совещания может выступать любой из вышеуказанных участников отклонений.

5.3. Управление затратами

Цель управления рассматриваемой областью — прогнозирование и минимизация расходов по проекту.

Регламентные действия

Действия	Ответственный	Требования к срокам	Документ	Статус документа
Инициирование проекта
Подготовка плановой сметы затрат	Руководитель направления	После подготовки	Плановая смета затрат	На согласование, ДСП
Уточнение плановой сметы затрат	Менеджер проекта	В течение двух часов после получения	Плановая смета затрат	На согласование, ДСП
Передача плановой сметы затрат на утверждение Руководителю компании	Руководитель направления	После уточнения сметы затрат менеджером проекта	Плановая смета затрат	На утверждение, ДСП
Утверждение плановой сметы затрат	Руководитель компании	По мере возможности	Утвержденная плановая смета затрат	Утвержден, ДСП
Выполнение проекта
Формирование отчетной части. Внесение корректив в смету.	Менеджер проекта	До 17:30 пятницы отчетной недели	Смета затрат	Актуальный, ДСП
Завершение проекта
Завершающая обработка документа	Менеджер проекта	В течение недели после завершения проекта	Смета затрат	Актуальный, ДСП
Довести до сведения руководителя направления	Менеджер проекта	В течение часа после завершения обработки документа	Смета затрат	На согласование, ДСП
Экспертиза сметы затрат	Руководитель направления	В течение часов после получения	Смета затрат	Согласован, ДСП
Передача проверенной сметы затрат на утверждение Руководителю компании	Руководитель направления	По окончании экспертизы	Смета затрат	На утверждение, ДСП
Подведение итогов	Руководитель компании	По мере возможности	Смета затрат	Утвержден, ДСП

Отклонения

Все отклонения в проекте связанные с содержанием и целями проекта рассматриваются коллегиально в форме рабочего совещания:

1. Руководитель направления;
2. Руководитель компании;
3. Менеджер проекта.

Инициатором совещания может выступать любой из вышеуказанных участников отклонений.

5.4. Управление знаниями

Цель управления рассматриваемой областью — обеспечение проекта необходимыми методами и технологиями.

Регламентные действия

Действия	Ответственный	Требования к срокам	Документ	Статус документа
Инициирование проекта
Подготовить перечень используемых документов и ПАС, ссылки на проекты, инструменты которых можно взять за основу разработки нормативных	Руководитель направления	После утверждения работ	Перечень используемых документов и ПАС	На согласование
Довести до сведения руководителя компании	Руководитель направления	После завершения подготовки перечня	Перечень используемых документов и ПАС	На согласование
Подготовка перечня событий, подлежащих экспертизе, для формирования документа экспертиза проекта	Руководитель направления	После согласования перечня используемых документов и ПАС	Экспертиза проекта	Актуальный
Передача экспертизы проекта на контроль менеджеру по качеству	Руководитель направления	После завершения подготовки экспертизы проекта	Экспертиза проекта	На согласование
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании	Менеджер по качеству	В течение двух часов после получения	Экспертиза проекта	Согласован
Размещение на хранение, информирование участников проекта	Менеджер по качеству	В течение двух часов после проверки соблюдения требований к нормативной документации	Экспертиза проекта	Результирующий
Выполнение проекта
Подготовка рекомендаций экспертов по каждому этапу проекта, в соответствии с планом работ	Эксперт (ы)	В течение дня после получения материалов	Экспертиза проекта (с внесенными изменениями)	Актуальный
Передача подготовленных рекомендаций менеджеру проекта для ознакомления и обсуждения	Эксперт (ы)	После завершения подготовки рекомендаций	Экспертиза проекта (с внесенными изменениями)	На согласование
Анализ решений и результатов экспертного анализа и отражение в экспертизе проекта	Менеджер проекта	По мере необходимости	Экспертиза проекта	На согласование
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании	Менеджер по качеству	В течение двух часов после получения	Экспертиза проекта	Согласован
Размещение на хранение, информирование участников проекта	Менеджер по качеству	В течение двух часов после проверки соблюдения требований к нормативной документации	Экспертиза проекта	Результирующий
Завершение проекта
Сбор и обобщение материалов, передача руководителю направления	Менеджер проекта	В течение недели по окончании проекта	На согласование
Подготовка Резюмирующего раздела документа экспертиза проекта	Руководитель направления	В течение недели по окончании проекта	Экспертиза проекта	Актуальный
Передача экспертизы проекта на экспертизу	Руководитель направления	В течение часа после завершения подготовки документа	Экспертиза проекта	На экспертизу
Дополнение резюмирующего раздела экспертизы проекта экспертным мнением	Эксперт (ы)	В течение трех дней после получения материалов	Экспертиза проекта, дополненная мнением экспертов	Актуальный
Передача экспертизы проекта менеджеру по качеству	Эксперт (ы)	После корректировки экспертизы проекта	Экспертиза проекта, дополненная мнением экспертов	На согласование
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании	Менеджер по качеству	В течение одного дня после получения	Экспертиза проекта, дополненная мнением экспертов	Согласован
Размещение на хранение, информирование участников проекта	Менеджер по качеству	В течение одного дня после получения	Экспертиза проекта, дополненная мнением экспертов	Результирующий

Отклонения

Все отклонения в проекте связанные с содержанием и целями проекта рассматриваются коллегиально в форме рабочего совещания:

1. Руководитель направления;
2. Менеджер проекта;
3. Эксперт проекта № 1;
4. Эксперт проекта № 2.

Инициатором совещания может выступать любой из вышеуказанных участников отклонений.

5.5. Управление качеством

Цель управления рассматриваемой областью — контроль и повышение качества ведения проектной документации, формирование корпоративного стиля работы (высокая дисциплина, ответственность каждого за свою работу, стремление к высокому коллективному результату ).

Регламентные действия

Действия	Ответственный	Требования к срокам	Документ	Статус документа
Инициирование проекта
Актуализация требований по ведению проектной и формальной документации, связанной с реализацией проекта	Директор по качеству	По мере необходимости	СТП	Актуальный
Корректировка Регламента ведения документации в соответствии с установленными требованиями,	Менеджер по качеству	В течение дня после получения изменений требований по ведению документации	Регламент ведения документации	Актуальный
Передача актуализированного Регламента ведения документации на согласование Директору по качеству	Менеджер по качеству	После завершения корректировки Регламента ведения документации	Регламент ведения документации	На согласование
Ознакомление с Регламентом ведения документации	Директор по качеству	В течение дня после получения Регламента ведения документации	Регламент ведения документации	Согласован
Формирование (актуализация) балльной шкалы оценок регламентных действий	Директор по качеству	В течение дня после получения	Регламент ведения документации	На утверждение
Утверждение балльной шкалы оценок	Руководитель компании	По мере возможности	Регламент ведения документации	Утвержден
Размещение актуализированных документов	Менеджер по качеству	В течение часов после получения	Комплект подготовленных документов	Результирующий
Выполнение проекта
Контроль соблюдения требований к нормативной документации компании, заполнение журнала несоответствий	Менеджер по качеству	По мере поступления документов на контроль	Журнал несоответствий проектной документации, часть 1	Актуальный
Текущий анализ несоответствий	Директор по качеству	До 17:30 пятницы отчетной недели	Журнал несоответствий проектной документации, часть 1	Актуальный
Завершение проекта
Итоговый анализ качества ведения проектной документации и эффективности информационного обмена в рамках проекта	Директор по качеству	В течение недели после завершения проекта	Журнал несоответствий (заполнена часть 2)	Результирующий

Отклонения

Все отклонения в проекте связанные с содержанием и целями проекта рассматриваются коллегиально в форме рабочего совещания:

1. Директор по качеству;
2. Менеджер по качеству.

Инициатором совещания может выступать любой из вышеуказанных участников отклонений.