KPI управления проектами

Узнайте, как отслеживать и повысить эффективность управления проектами при помощи KPI. Используйте показатели эффективности для демонстрации ценности проекта заинтересованным лицам.

Основные темы статьи:

• «Проекты» или «инициативы» — в чем разница?
• Управление проектами: зачем его измерять, и кто такие заинтересованные лица?
• KPI для управления проектами: объем работ, стоимость, время, риск, качество, ресурсы

Проект или инициатива: роль проектов в стратегическом планировании

Какова роль проектов в стратегическом планировании? Ранее мы говорили о разных уровнях абстракции в стратегическом планировании.

Мы начали с высшего уровня (миссии, видения, основных ценностей), затем перешли на уровень стратегических приоритетов, бизнес-целей, показателей эффективности и, наконец, опустились на уровень действий (Этап 5 диаграммы).

В стратегическом планировании выполняемые действия, как правило, называются «инициативами». Почему не «проектами»?”

В чем заключается разница между инициативами и проектами?

• Определение инициативы, которое мы находим в словаре, подчёркивает её новизну или сложность её реализации.
• С другой стороны, слово проект означает метод, который был разработан заранее или запланированную работу с конечным сроком.

Чтобы объяснить разницу, мне нравится приводить в пример «путешествие»:

• Когда семья планирует свою первую автомобильную поездку из Парижа в Барселону, это инициатива. Участники плохо знают дорогу, они могут лишь примерно оценивать стоимость платных дорог, а обед в хорошем ресторане для них – лишь дело случая.
• Теперь представьте себе другую ситуацию: по этому же маршруту следует водитель грузовика. Он очень точно рассчитывает время в пути, затраты на бензин, проживание и дорожные пошлины. С точки зрения центра логистики поездка грузовика является небольшим проектом.

Каковы параметры проекта? Рассмотрим классический треугольник управления проектом:

• Бюджет
• Время
• Объём работ

Что насчёт инициативы? Она может иметь те же параметры! К примеру, диалог инициативы в ПО для стратегического планирования очень похож на диалог в инструменте для управления проектами.

В рамках инициативы мы разведываем обстановку. Чтобы сделать это, нам требуются время и бюджет.

Что нужно организации — инициативы или проекты? Хотя, в основном, мы говорим об инициативах в стратегическом планировании, эти инициативы должны быть каким-то образом реализованы. И здесь нам могут пригодиться проекты.

Нам нужны и инициативы, и проекты!

В контексте автоматизации также существует разница. ПО для управления проектами начинаются с диаграмм Ганта и тщательного планирования ресурсов. С другой стороны, ПО для реализации стратегии сконцентрировано на стратегических картах и KPI.

Зачем измерять управление проектами?

Согласно системе KPI, важно понять контекст измерений перед тем, как начать что-либо измерять:

• Зачем нам измерять управление проектами?

Вот несколько причин:

• Повышение эффективности и КПД
• Совершенствование существующих процессов и их производительности
• Улучшение стиля управления, коммуникаций, инфраструктуры
• Демонстрация ценности проекта заинтересованным лицам

Эти ответы хорошо сочетаются с идеей gap-анализа в управлении проектами.

Заинтересованные лица управления проектами

Система работы с KPI предлагает задать ещё один вопрос:

• Кем являются заинтересованные лица управления проектами?

Их список, безусловно, включает следующих людей:

• Менеджер проекта
• Команда, работающая над проектом
• Спонсор проекта
• Внешние и внутренние клиенты
• Контролирующие органы и внутренняя команда по соответствию (compliance)
• Команда контроля качества

Этот список поможет нам сконцентрироваться на отслеживании производительности.

Некоторые лица будут заинтересованы в KPI, отслеживающих успех проекта, других больше заинтересует успех управления.

KPI для управления проектами

Теперь у нас есть список заинтересованных лиц, и мы знаем, какие вопросы нас интересуют. Рассмотрим некоторые KPI (ключевые показатели эффективности) для управления проектами.

Мы может группировать KPI по одной из моделей управления проектами:

• Классическая модель треугольника: объём работ, стоимость, время и качество

• Объём работ, стоимость, время + риск, качество, ресурсы

Объём работ

В управлении проектами концепция объёма работ, в основном, сконцентрирована на требованиях к будущему продукту в соответствии с потребностями заинтересованных лиц.

Одним из самых важных критериев требований является

• Однозначность требований, %

Как подсчитать однозначность?

Можно попросить нескольких специалистов прочесть требования и посчитать, сколько из них было сочтено неоднозначными. Менее формальным, но не менее эффективным способом является отслеживание этого KPI:

Согласование проекта/стратегии

В контексте требований также необходимо рассмотреть согласованность между стратегией организации и её проектами.

• Если мы работаем с внутренними проектами, хорошая стратегическая карта становится прекрасным способом объяснить контекст бизнеса (ограничения и приоритеты) команде.

Почему контекст бизнеса имеет значение? Чтобы понять это, подумайте о разнице между тем, чтобы:

• Делать вещи правильно и
• Делать правильные вещи

«Делать вещи правильно» — задача управления проектами. Хорошие менеджеры могут сделать проект по-настоящему эффективным, но приведёт ли он к желанной цели?

В этом случае KPI может быть сформулирован следующим образом:

• Согласованность стратегии и проекта, %

Лучший способ достичь этой согласованности – начать со стратегии и создавать новые инициативы и проекты в соответствии с её целями.

Стоимость

Как правило, несложно найти показатели стоимости. Классическими KPI являются:

• Запланированный бюджет
• Фактический бюджет
• Бюджетное отклонение — разница между запланированным и фактическим бюджетами

Если для стратегического планирования вы используете BSC Designer, то в программе вы найдёте эти характеристики инициатив в дерево KPI:

Зарегистрируйтесь по бесплатному плану в BSC Designer для доступа к 23-м шаблонам ССП и KPI.

Финансовые производные успешного управления проектами:

• Экономия средств
• Возможность избежать издержек
• Эффективность инвестиций
• Денежный эквивалент созданной ценности — оценка ценности, созданной проектом

Время

Классические показатели управления проектами:

• Продолжительность цикла
• Отклонение от расписания, % (запланированные часы против фактических часов)
• Завершение вовремя, %
• Упущенные контрольные точки, %

Подсчитать эти показатели при помощи специализированного ПО несложно, однако мы должны проявлять осторожность при интерпретации результатов.

Анализ первопричин

Был ли пропущен дедлайн из-за плохого управления или из-за неожиданного изменения требований? Возможно, объём работы должен быть пересмотрен, потому что были добавлены новые входные данные?

Знайте свои критерии

Что означает пропуск командой 15% контрольных точек за месяц? Типично ли это для команды?

Как можно сравнить эти данные с предыдущим месяцем или данными другой команды? Данные имеют смысл только в определённом контексте, поэтому необходимо понять его до того, как делать выводы.

Как повлияют KPI на поведение?

Подумайте дважды, прежде чем связывать KPI управления проектами с системой начисления премий. 100-процентное выполнение в срок звучит отлично, однако оно не должно означать ухудшения качества конечного продукта. Плохие KPI — это показатели, заставляющие команду придумывать способы обойти систему вместо того, чтобы заниматься улучшением продукта.

Ранее мы говорили о понятии риска и его ключевых показателях. Одной из идей, предложенных в статье являлась мысль о том, что KRI (ключевые показатели риска) не слишком отличаются от KPI.

К примеру, если мы хотим снизить риск работы с неоднозначными требованиями, мы станем отслеживать KPI (или, если хотите, KRI) однозначность требований, % .

Иными словами, любой риск и план снижения риска можно отследить при помощи KPI.

Другой важной идеей является возможность отследить сам риск-менеджмент при помощи KPI:

• Количество идентифицированных рисков
• % идентифицированных рисков с планом снижения риска
• Количество рисков без плана снижения риска
• Повторяющиеся риски, %
• Стоимость управления рисками, $

Качество

Как можно оценить качество управления проектами? Зависит от того, какой аспект качества нас интересует. Как упоминалось в статье KPI качества, качество воспринимается по-разному разными заинтересованным сторонами.

Качество лидерства

• Качества управления (некоторые идеи о том, как можно его отследить)
• Качестволидерства
• Качество коммуникаций, % (некоторые идеи вы найдете в статье о сложности)

Качество результатов

Затем мы можем рассмотреть результат через такие индикаторы:

• % доработки или
• Количество возвратов

Высокий % доработки может означать проблемы в области требований, неверную начальную оценку или недостаточное планирование.

Более общие показатели включают:

• Удовлетворённость внутренних пользователей, %
• Удовлетворённость внешних пользователей, %

Понятие качества включает качество внутренних продуктов, ставших результатом проекта. К примеру, если для проекта вам нужен графический дизайнер, то конечные материалы должны быть созданы в соответствии с определёнными внутренними стандартами, с применением определённых шаблонов и лучших практик. Подходящий в этом случае KPI:

• Соответствие внутренним стандартам, %

Производные качества

Как насчет инноваций?

Хорошим побочным продуктом правильно организованного управления проектами являются идеи для инноваций. Показатель для отслеживания:

• Количество сгенерированных квалифицированных идей инноваций

Рассматривая аспект качества любого проекта, мы также должны учитывать факторы устойчивого развития (sustainability).

Имеется в виду не только экологическая, но и социальная и экономическая устойчивость развития. KPI можем взять из системы показателей экологичности:

• % использования переработанных материалов
• Безопасность на рабочем месте, %

Ресурсы

В контексте управления проектами начальными KPI ресурсов могут быть:

• Производительное время или время, потраченное на оплачиваемую деятельность, %
• Запланированные ресурсы и использованные ресурсы

Фактически мы хотим понять, на что команда тратит больше времени: внутренние встречи или на саму работу.

Если ваш проект включает управление сложными источниками, логистикой и отношениями с несколькими поставщиками, ознакомьтесь с дополнительными KPI из системы показателей для закупок.

Управление талантами

Наконец, ваш главный «капитал» — это команда:

• Начните с базового показателя текучки кадров. Больше идей вы найдёте в системе показателей для HR.
• Используйте базовый показатель обучение и тренинг. Если вы хотите развить навыки команды, создайте при помощи модели Киркпатрика понятную систему показателей обучения.

Заключение

Несколько минут поиска в интернете дадут вам длинный список KPI для управления проектами.

При выборе KPI используйте лучшие практики:

• Начните с контекста бизнеса, очень полезной будет хорошая стратегическая карта
• Правильно определяйте KPI: шаблон вы найдете в этой статье
• Разъясните для себя разницу между показателями действия и результата, а также разницу между факторами и критериями успеха
• Список индикаторов не должен быть длинным: пара показателей действия и результата для каждой цели сработают лучше, чем 100+ индикаторов

• Доступ к шаблонам. Воспользуйтесь бесплатным планом BSC Designer для доступа к 23 шаблонам ССП, включая KPI управления проектами из этой статьи.
• Отточите навыки. Запишитесь на тренинг по ССП. Отточите ваши навыки стратегического планирования.
• Автоматизация. Узнайте что такое софт для ССП и как он может облегчить создания стратегических карт и работу с индикаторами.

Внедрение системы KPI: этапы, примеры, процесс и оценка эффективности

Внедрение системы KPI – важный шаг для компании в направлении увеличения эффективности каждого сотрудника и предприятия в целом.

Западные компании давно применяют систему ключевых показателей для мотивации сотрудников, у нас же пока только крупные организации начинают постепенно внедрять подобный подход, и не всегда правильно.

Рекомендуем: Jesica – приложение для продвижения в Instagram (от создателей Instaplus.me). Установите Jesica на Android-телефон или компьютер и приложение будет ставить лайки, подписываться и отписываться, как будто это делаете вы сами:

• Без блоков. Действуют лимиты, как будто вы делаете это всё вручную.
• Безопасно. Не нужно вводить пароль от своего аккаунта.
• Высокая скорость. Вы можете поставить до 1000 лайков и 500 подписок в день.

Попробовать 5 дней бесплатно >> Реклама

Грамотно выстроенная система KPI позволяет самым лучшим образом настроить работу организации, всех ее отделов и каждого сотрудника в отдельности. Она позволяет:

• выяснить цели компании и донести их до сотрудников;
• мотивировать коллектив на достижение целей и качественное выполнение возложенных обязанностей;
• увеличить рост показателей предприятия в конечном итоге.

Но не нужно воспринимать KPI как панацею. Недостаточно просто «задать планку» для каждого сотрудника, привязать к этой планке оплату за труд, и наблюдать за тем, как сотрудники прыгают выше головы в погоне за премией. Внедрение KPI – это сложный и длительный процесс, который требует много времени и сил, как от руководителя, так и от сотрудников. Вся компания должна быть вовлечена в процесс разработки системы ключевых показателей – только так получится избежать эффекта «отторжения новизны», и максимально адекватного восприятия новой схемы работы.

KPI лучше всего вводить постепенно. Наблюдайте за реакцией своих сотрудников – если они относятся к этой идее негативно, лучше не спешить, а сначала провести обширную разъяснительную работу и обучение. Только в том случае, если персонал будет благосклонно относиться к изменениям, и будет понимать, зачем они нужны, она принесет хороший результат.

Определение ключевых показателей

Очень важно разработать такие KPI , которые будут соотноситься с главными целями вашей компании и будут реально достижимыми. То есть, такими, на которые может влиять сам сотрудник. Нет смысла ставить показатели, на которые человек никак не может повлиять – например, количество звонков с сайта для отдела продаж (для отслеживания подключите коллтрекинг). Это KPI для маркетолога или SEO-специалиста.

Подумайте, какую роль играет сотрудник в вашей компании, и что вы хотите чтобы он выполнял лучше. Это и может стать вариантом KPI. У каждого сотрудника в компании должны быть свои показатели эффективности.

Для сотрудника отдела продаж это будут: количество исходящих звонков, размер среднего чека, заключенные сделки, количество отправленных КП.

KPI юриста – количество выигранных дел и сохраненных таким образом средств для компании.

Работу маркетолога можно оценивать по доле рынка, которую занимает предприятие, по количеству привлеченных клиентов и по ROI.

Для SEO-специалиста ключевыми показателями могут быть позиции сайта, ROI, количество заявок с сайта.

Разрабатывая KPI, очень важно грамотно прописать формулы расчета, разъяснить их, и согласовать с каждым сотрудником. Важно добиться понимания, за что конкретно, и как будет насчитываться заработная плата каждому сотруднику. Человек должен понимать, на что он может повлиять и как, чтобы заработать больше, и улучшить состояние дел в компании.

Этапы внедрения KPI

Внедрение системы ключевых показателей проходит в несколько этапов.

1. Разработка KPI в привязке к целям и общей стратегии компании.

На этом этапе нужно изначально определить общие цели компании. Это может быть выход в топ-10 компаний в своей нише в регионе, определенный оборот продаж, выход на международный рынок и другие. Когда вы определите цели, нужно разделить их на важные (приоритетные) и не приоритетные. Иначе вы можете направить усилия сотрудников не в то русло.

Привлекайте к созданию пирамиды целей начальников отделов и сотрудников. Чем больше людей вовлечено в процесс, тем лучше. Чем больше вы соберете информации, и если прислушаетесь ко мнению самих сотрудников – тем больше вероятность, что цели будут реальными, достижимыми.

Как пример возьмем отдел продаж в вашей компании. Обсудите с начальником отдела и сотрудниками, насколько реально поднять объем продаж на Х процентов. Для этого каждому сотруднику нужно увеличить средний чек на Х, и количество звонков клиентам. Определите конкретные числа, не оторванные от реальности – это и может стать KPI для сотрудников данного отдела.

2. Внедрение в процесс, объяснение сотрудникам.

Внедрение системы нужно начать именно с пояснения сотрудникам, зачем она нужна. Если просто внедрить ключевые показатели, по указанию сверху, можно натолкнуться на непонимание и отторжение данной системы. Если мнение сотрудников не учитывается, и их просто ставят перед фактом – создать сильный коллектив и достичь поставленных целей не получится.

Разрабатывая стратегию, вы уже должны принять во внимание пожелания сотрудников. Теперь останется постепенно вводить новую схему работы.

Каждого нового сотрудника при найме на работу нужно ознакомить с системой оценки эффективности его работы, объяснить, что стоит за каждым показателем.

3. Контроль.

Теперь возникает следующий вопрос: нужно как-то определять эффективность работы сотрудников, контролировать и вести учет ключевых показателей. Только так вы сможете справедливо оплачивать их работу. Придется считать и учитывать конкретные ключевые показатели: например, количество звонков в день для отдела продаж, количество единиц продукции для отдела производства и т.п. Поэтому нужно продумать и ввести систему отчетности, и автоматизировать процесс учета показателей.

Проще всего сделать это с помощью специального программного обеспечения. В случае с отделом продаж отслеживать эффективность каждого сотрудника поможет CRM – система работы с клиентами. Здесь каждый сотрудник сможет фиксировать данные о клиентах, о звонках, о результатах беседы с клиентом и прочее. Если речь идёт о создании продукта, то здесь используются системы управления проектами.

Если у вас есть хороший IT-отдел, вы можете разработать свое решение для ведения отчетности на базе Excel.

Можно выбрать какой-то хороший трекер для командной работы – их на рынке огромное множество.

Идеальное решение должно:

• обеспечивать контроль работы каждого сотрудника;
• собирать данные в едином формате и сводить их в одну базу;
• помогать рассчитывать заработную плату.

4. Анализ эффективности и доработка.

Если вы все сделали правильно, то каждый сотрудник сможет отслеживать свои показатели и взаимосвязь между ними и заработной платой.

Анализируйте эффективность подчиненных. Правильно введенная система оценки ключевых показателей позволит вам не только подбивать итог в конце месяца или квартала – вы сможете увидеть несостыковки еще в самом процессе выполнения работ. Ваша задача как руководителя – вовремя выявлять такие проблемы и устранять их.

Если сотрудник показывает плохие результаты — это еще не повод увольнять его или лишать премии. Рассмотрите возможность повышения квалификации, обучения, дополнительного разъяснения системы работы в компании.

Также периодически вам нужно будет пересматривать ключевые показатели для каждого сотрудника. Можно делать это и каждый месяц, при расчете заработной платы. Некоторые из них могут стать неактуальны, некоторые могут потерять вес, или нужно будет пересмотреть количественные показатели. Вы можете поручить эту задачу сотруднику отдела кадров.

Обязательно давайте обратную связь. Сотрудник должен понимать, какие действия приводят к положительному результату, а какие – нет. Возможно, удастся разработать систему развития для каждого отдельного сотрудника.

Что точно вырисуется со временем – вы увидите, кто уже готов к повышению, а кому вообще не место в вашей компании.

Расчёт заработной платы с учётом KPI

Введение системы KPI обязательно должно влиять на порядок начисления заработной платы. Обычно используется следующая схема: заработная плата разделяется на оклад и бонусы. Оклад сотрудник получает в любом случае, неважно, достиг он ключевых показателей или нет. А вот количество денег в премиальной, бонусной части напрямую зависит от старания сотрудника, от того, скольких показателей он достиг или не достиг.

Распространенные ошибки при введении KPI и изменением расчета зарплаты :

• при введении KPI зарплата урезается. Если сотрудник получал 15 000 рублей, а после введения системы ключевых показателей его оклад упал до 10 000, а остальное нужно еще заработать – это слабо мотивирует человека не только работать, но и оставаться в вашей компании вообще. Потому прежде чем вводить систему KPI, нужно подумать над бюджетом – у вас должны быть заложены дополнительные средства для премирования сотрудников;
• незначительный размер премии, или наоборот, слишком маленьких оклад. В первом случае у сотрудника небольшая материальная мотивация работать достаточно хорошо, во втором – тоже, так как в случае не достижения показателей человек останется ни с чем. И это будет отпугивать от работы в вашей компании новых потенциальных сотрудников. Идеальное соотношение – 75% оклад и 25% премии.

Можете использовать для расчета формулу:

И всегда выполняйте свои обещания. Если человек заработал премию – он должен ее получить в любом случае.

Внедрение системы KPI – долгий и кропотливый процесс. Он требует не только времени, но и ресурсов – моральных, материальных. Зато уже в скором времени, после некоторого периода адаптации, вы увидите качественный и количественный рост своей компании. Сразу станет видно, какие сотрудники являются балластом, а те, кто хорошо выполняет свою работу, будут вознаграждены по заслугам. И самое главное – все будут понимать общую цель компании, и вносить свой вклад в ее достижение.

http://bscdesigner.ru/kpi-upravlenie-proektami.htm
http://postium.ru/vnedrenie-sistemy-kpi/