За границу с банковской картой

В настоящее время многие российские компании активно сотрудничают с иностранными партнерами, что предполагает наличие зарубежных командировок. Во время служебных поездок все чаще используются банковские карты (как корпоративные, так «зарплатные» и личные). Преимущества и удобство безналичных расчетов при этом очевидно. Об особенностях бухгалтерского и налогового учета командировочных затрат, оплаченных картой, расскажем в статье.

Трудовое законодательство обязывает работодателя возместить командированному сотруднику суточные, расходы по проезду и по найму жилого помещения. С разрешения или ведома работодателя могут быть возмещены и другие расходы. Порядок и размеры возмещения каждая компания определяет самостоятельно и «закрепляет» в локальном нормативном акте.

Для покрытия предстоящих командировочных расходов работнику выдается денежный аванс. В дальнейшем в течение 3-х рабочих дней с момента возвращения из служебной поездки работник обязан отчитаться о расходовании подотчетных сумм: заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы по имевшим место затратам. (ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 10, 23, 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749).

Для целей бухгалтерского и налогового учета ключевым моментом является утверждение авансового отчета, поскольку именно на эту дату признаются командировочные расходы. Следовательно, до момента утверждения авансового отчета авансом являются:

денежные средства, перечисленные на «зарплатные» или личные карты сотрудника;

наличные суммы, снятые с корпоративной карты в банкоматах и отделениях банков;

платежи за услуги, произведенные с использованием корпоративной карты.

Руководствуясь этим выводом, рассмотрим особенности учета затрат, произведенных в иностранной валюте и оплаченных банковской картой.

Используем личную карту работника

Денежный аванс под отчет зачастую перечисляется на рублевую личную или «зарплатную» карту работника, направленного в деловую поездку. Представители Минфина и Федерального казначейства одобряют такой подход, считая возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов. (Письма Минфина РФ № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 г., Минфина РФ от 05.10.2012 г. № 14-03-03/728, Федерального Казначейства РФ от 26.07.2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500).

Чтобы свести к минимуму риски налоговых споров, целесообразно:

• в учетной политике организации предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами через их личные банковские карты (ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
• получить от работника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием ее реквизитов (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288); указать в платежном поручении, что перечисленные средства являются подотчетными (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288);
• получить от работника оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты, в частности, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых указывается фамилия держателя банковской карты (Письмо Минфина РФ от 06.04.2015 г. № 03-03-06/2/19106). Эти документы прилагаются к авансовому отчету.

В данном случае работнику в качестве аванса перечисляются на банковскую карту рубли, а «валютные» расходы за рубежом банк конвертирует по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком. Значит, организация не осуществляет операции в иностранной валюте. Как следствие, не подлежат применению нормы ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее – ПБУ 3/2006). В целях налогообложения величина расхода определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета; затраты не пересчитываются по курсу на дату перечисления аванса (абз. 1 п. 10 ст. 272 НК РФ).

Соответственно, в бухгалтерском и налоговом учете отражается «рублевая» стоимость услуг, оплаченных личной картой, определяемая по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. На практике курс конвертации банка, как правило, выше курса ЦБ РФ. Поэтому с рублевой карты работника сумма списывается в большем размере.

В создавшихся условиях работодателю необходимо принять решение: как поступить с расходом в виде разницы между фактической стоимостью услуг, списанной с личной карты сотрудника, и вышеуказанной «рублевой» стоимостью (компенсировать эти затраты работнику или нет). Принятое решение целесообразно закрепить в соответствующем локальном акте по предприятию.

Отдельного внимания заслуживает расчет НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Напомним: суточные в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода. Суточные, превышающие 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке, облагаются НДФЛ (п. 5 ст. 210, п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем датой получения такого дохода является дата утверждения авансового отчета.

Следовательно, при определении части суточных, облагаемых НДФЛ, пересчет производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату утверждения авансового отчета – утверждают чиновники (Письма Минфина РФ от 27.03.2015 г. № 03-04-07/17023, от 29.12.2014 г. № 03-04-06/68074, ФНС РФ от 07.04.2015 г. № БС-4-11/5737).

Используем корпоративную карту

Корпоративные банковские карты представляют собой форму безналичных расчетов, при которой зачисленные на специальный карточный счет денежные средства принадлежат организации – работодателю. Находясь в деловой поездке, сотрудник имеет возможность не только расплатиться картой за те или иные услуги, но и снять наличную иностранную валюту в банкомате или в отделении банка. (п. 2.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Центральным банком Российской Федерации 24 декабря 2004 г. № 266-П). Карточный счет может быть как рублевым, так и валютным.

Рублевая корпоративная карта

При использовании рублевой корпоративной карты за пределами РФ, банк конвертирует необходимую сумму платежа. При этом применяется курс, установленный в договоре, заключенном с банком. И этот «договорной» курс, как правило, выше официального курса ЦБ РФ. Так же, как и в ситуации, когда в поездке используется «зарплатная» или личная карта работника, при расчетах корпоративной картой компания не совершает операций в иностранной валюте. Значит, в бухучете ПБУ 3/2006 не применяется, а для целей налогообложения величина расхода определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Пересчитывать затраты по курсу на дату перечисления аванса не нужно (абз. 1 п. 10 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, в налоговом и бухгалтерском учете отражается «рублевая» стоимость услуг, оплаченных картой (величина затрат определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета). Кроме того, на основании бухгалтерской справки признаются расходы на конвертацию (то есть, разница между суммой, списанной с карты в момент совершения операции, и вышеуказанной «рублевой» стоимостью).

Валютная корпоративная карта

Если организация открыла валютную корпоративную карту, остатки иностранной валюты на ней нужно переоценивать.

В налоговом учете положительные (отрицательные) курсовые разницы, образовавшиеся при переоценке имущества в виде валютных ценностей на счетах, учитываются в составе внереализационных доходов (расходов). Суммы полученных авансов пересчету не подлежат (п. 11 ст. 250, п. 5 п. 1 ст. 265, подп. 7 п. 4, п. 8 ст. 271, подп. 6 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ). В бухучете положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникающие при пересчете, включаются в состав прочих доходов (расходов) (п. 3, 11, 12, 13 ПБУ 3/2006).

Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). По общему требованию п. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, нужно пересчитать в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. При выплате аванса расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату перечисления аванса (в части, приходящейся на аванс).

В бухучете действует аналогичный порядок пересчета командировочных расходов в рубли (п. 9 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

* 1 Евро = 61,4754 руб. – курс ЦБ РФ на 15.06.2015 г. (на дату утверждения авансового отчета).

** 1 Евро = 61,4754 руб. – курс ЦБ РФ на 15.06.2015 г. (на дату утверждения авансового отчета).

*** 1 Евро = 62,5053 руб. – курс ЦБ РФ на 09.06.2015 г. (на дату утверждения авансового отчета).

Яна Лазарева, для журнала «Практическая Бухгалтерия»

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в профессиональной прессе для бухгалтеров. Оформите быструю подписку >>

Финансовая грамотность в поездке: как платить картой и менять деньги

Финансовые знания приходят с опытом, но он обходится слишком дорого в буквальном смысле: то банк внезапно возьмёт комиссию, то с карты спишется не та сумма, на которую ты рассчитывал. Небольшой ликбез, как не вернуться из-за границы без штанов.

8,5 тыс.
16
8 минут чтения

Как менять валюту

Избегай уличных обменников. Где бы ты ни находился, избегай уличных пунктов обмена валют, даже если курс кажется заманчивым: слишком высок риск получить фальшивые деньги. Меняй деньги только в банковских отделениях.

На разнице курсов разных банков можно немного выиграть, если менять крупную сумму. Когда меняешь деньги до отъезда, воспользуйся любым сервисом сравнения курсов и не забудь позвонить в банк, чтобы уточнить актуальность именно этого курса. Он может незначительно меняться в течение дня, к тому же в ближайшем отделении попросту может не оказаться купюр нужного номинала.

На момент написания статьи курс продажи евро в ЦБ был 70,60 рублей. Банки давали за 1 евро от 68 до 71,17 рублей. При обмене 1000 евро можно было потратить от 68 000 до 71 170 рублей. Выгода при выборе банка с лучшим курсом — до 3170 рублей.

Валюту можно купить через банковское мобильное приложение, если у тебя основная рублёвая и дополнительная валютная карты: с рублёвой спишутся деньги по курсу продажи банка и переведутся на валютную.

Избегай уличных менял. Запомни: никаких разговоров с неизвестными о деньгах, а обмены валюты — только в лицензированных финансовых организациях. Перед поездкой в страну с незнакомой валютой на всякий случай погугли, как выглядят купюры и монеты.

Страшно-поучительная история

Эту историю мне рассказала на завтраке в пражском отеле одна милейшая пара. В первый день отпуска супруги собрались обменять евро на кроны и отправились на поиски банка. Увидев, что большинство чешских банков берёт за это комиссию, они немного растерялись и остановились, чтобы что-то подсчитать. К паре подошёл приветливый молодой человек и пожаловался, что ему срочно надо обменять кроны на евро, но эти комиссии — настоящий грабёж.

Какая удачная встреча: паре нужны кроны, юноше — евро. Почему бы не выручить друг друга? Мои знакомые поменяли 200 евро по курсу 27 крон за один евро. Получилось 5400. Все разошлись довольные, но позже выяснилось, что вместо чешских крон доверчивая пара получила венгерские форинты. За 200 евро должны были дать около 62 000 форинтов, а они получили в 12 раз меньше, да ещё и валютой, которой невозможно расплатиться в Чехии. Казалось, что такие гаврики остались в конце 90-х около воронежских филиалов банков, но нет.

В среде пражских уличных менял — это ещё не высший пилотаж: иногда доверчивым туристам подсовывают кроны несуществующей Чехословакии.

В Праге деньги лучше менять либо в банках с комиссией, либо в так называемых «арабских обменниках» — там нет комиссии.

Вот мои адреса надёжных пражских обменников: Panská 6, Kaprova 15, Opletalova 22 или Politických vězňů 14.

Заранее узнай о размере комиссии. Многие банки по всему миру не указывают комиссию на входе в обменник. О дополнительных сборах узнаешь из квитанции, когда отменить сделку будет нельзя. Заранее спроси о размере комиссии в кассах или уточни информацию на официальных сайтах банков.

Будь готов к тому, что во многих азиатских странах обменный курс зависит от номинала купюр. За крупные купюры дают больше местной валюты.

Правила обмена валюты

• Меняй деньги только в банках. Избегай уличных обменников и частных лиц.
• Не меняй валюту в аэропортах, отелях и на вокзалах. Как правило, в таких обменных пунктах невыгодные курсы.
• Если меняешь крупную сумму до отъезда, используй сервис сравнения курсов разных банков и выбирай лучшее предложение. Позвони в банк и уточни детали.
• Спрашивай о комиссиях и дополнительных сборах до обмена — за границей о комиссиях часто не сообщают.
• Перед поездкой в страну с неизвестной валютой посмотри в интернете, как выглядят купюры и монеты.

Многие российские банки выпускают дополнительные валютные карты к основной рублёвой. Хранить деньги на пластике удобно и безопасно. Если карта потеряется, её можно заблокировать через мобильное приложение или по телефону, а вот утерянным или украденным наличным машем ручкой и прощаемся навсегда.

Как оплачивать картой

При всех очевидных достоинствах пластиковых карт многие туристы опасаются пользоваться ими за границей: комиссии, конвертации, технический овердрафт — всё это звучит жутковато. На самом деле ничего сложного нет. Чтобы обезопасить бюджет, запомни базовые принципы безналичной оплаты.

Если валюта карты и валюта страны совпадают, дополнительных списаний не будет. В этом случае никаких комиссий, конвертаций и прочих сложностей. Например: у тебя евровая карта Mastercard во Франции или долларовая Mastercard или Visa в США. При покупке во французском супермаркете по евровой карте расчёт будет один к одному. То же самое при оплате долларовой картой в США. Валюта карты соответствует валюте страны – финансовых потерь, даже самых минимальных, не будет.

Если валюта карты и валюта страны не совпадают, то комиссия составит 3%. Такая небольшая комиссия возможна только в случае, если оплачиваешь долларовой картой. В странах с национальной валютой стоит использовать именно долларовую карту. Рассмотрим пример: будучи в Таиланде, ты решил сходить на массаж. Услуга стоит 450 бат.

Если у тебя долларовая карта, списание будет следующим: c начала тайский банк конвертирует цену в батах в доллары по курсу платёжной системы. За эту операцию надо будет заплатить комиссию — трансграничный платеж в пределах 3% от суммы. Если за 100 батов дают 3,12 доллара, то 450 батов — это примерно 14,06 долларов. Прибавляем комиссию, получается 14,48 долларов. Итог: одна конвертация, одна комиссия, минимальные потери. Единственное, за что пришлось заплатить дополнительно — комиссия за трансграничный платёж.

Если карта рублёвая, то можешь потерять до 7% от суммы. Основная валюта межбанковского взаиморасчёта — доллары, поэтому баты сначала переведутся в них. Как и в первом случае, к этой сумме прибавится комиссия платёжной системы. Получаем те же 14,48 долларов. Поскольку карта рублёвая, 14,48 долларов нужно перевести ещё и в рубли. Курс продажи доллара у вашего банка на момент операции 58 рублей. Получаем 839 рублей 84 копейки.

Если в операции участвует три разных валюты, деньги конвертируются дважды. На разнице курсов можно потерять до 7% от суммы.

То же самое произойдет, если оплачиваешь евровой картой.

Cтоит ли пользоваться сервисом DCC

Сервис мгновенной конвертации Dynamic Currency Conversion (DCC) используют в популярных туристических странах. Терминал сразу предъявит тебе счёт в рублях, обнаружив, что карта была выпущена в России. На первый взгляд, удобно. Но DCC коварен и работает очень хитро. Сначала тайский банк переведет баты в рубли и начислит комиссию за использование сервиса, затем он отправит запрос платёжной системе. Платёжная система переведёт рубли в доллары и прибавит комиссию за обмен. В итоге, твой банк получит счёт в долларах, конвертирует их в рубли по курсу продажи и только потом спишет. Итог: три конвертации, две комиссии, потери до 10% от суммы покупки.

Что ещё помнить при оплате валютной картой

Предположим, ты купил в Риме духи за 100 евро и заплатил рублёвой картой. На момент покупки евро стоил 70 рублей. По прикидкам, с карты должно списаться 7000. Через некоторое время — упс, с карты списали 7100 рублей. Почему?

Безналичная оплата работает так: ты пробиваешь покупку, и кажется, что деньги ушли со счёта, но на самом деле они не списываются сразу, а лишь «замораживаются». Это называется авторизацией. Окончательное списание или транзакция происходит в течение 5–7 дней с момента операции. За это время курс мог поменяться как в большую, так и в меньшую сторону.

Если списали 7 100 рублей, значит, евро на момент списания стоил 71 рубль. А вот если бы курс упал, и евро стоил бы 69 рублей, то с карты списали бы 6900 рублей.

Есть валютная карта, пополнен баланс, и тут пришёл час расплатиться картой в поездке. Терминал выдаёт ошибку и не проводит оплату.

Ты проверяешь мобильное приложение: карта активна, деньги на ней есть. Но терминал упорно её не принимает. Что не так-то? Банкоматы и терминалы сверяют пин-код, который ты ввёл, с пин-кодом, заданным при онлайн-активации. Но есть и офлайн-пинкод. Если до выезда за границу ты не пользовался валютной картой, то пинкод на неё не записан, поэтому и возникает ошибка. Чтобы не попасть в такую ситуацию, проведи пару операций с картой до отъезда. Самое элементарное — запрос баланса. Для надёжности запроси баланс дважды. Офлайн-пинкод запишется на карту, и проблем не возникнет.

Как снимать валюту в банкомате

Подходишь к банкомату за границей, вставляешь карту, выбираешь нужную сумму, и он отказывается её выдавать. Проверяешь баланс, нужная сумма есть на счёте, повторяешь операцию, но вновь не можешь получить наличные. Почему?

Если карта исправна, но банкомат отказывается выполнить операцию, это может означать превышение лимита на снятие. Лимиты зависят от типа карты и условий тарифа и могут устанавливаться как банком-эмитентом, так и банком-эквайером. Эмитент выпустил карту, эквайер обслуживает терминал или банкомат.

Например, по условиям своего тарифа я могу снять 300 000 рублей (

4300 евро) за одну операцию в своём банке. Однако мой банк ограничил снятие в сторонних банкоматах. В них за одну операцию я могу снять не более 10 000 рублей (

140 евро). Плюс банк-эквайер может установить своё ограничение на выдачу денег по чужим картам. Если он ограничил снятие сотней евро, то снять максимально допустимый лимит своего банка не получится — больше 100 евро за операцию я не получу.

Перед отъездом лучше уточнить в банке все детали своего тарифа по карте, комиссии и лимиты.

Вопрос: а стоит ли снимать наличные за границей? Cкорее нет. Безналичная оплата определённо выигрывает. За снятие денег в банкомате придётся заплатить комиссию местного банка за обслуживание. Возможно, в банке она тоже будет — зависит от условий тарифа. Не забывай и про конвертацию, в случае если валюта снятия не совпадает с валютой счета.

Например, при снятии чешских крон с рублёвой карты кроны переведутся в доллары, а затем в рубли. Двойная конвертация и две-три комиссии. Потери до 15-20% — рискованно и невыгодно.

https://www.buhgalteria.ru/article/za-granitsu-s-bankovskoy-kartoy

Финансовая грамотность в поездке: как платить картой и менять деньги