Корпоративная карта: кому и зачем она нужна
Что такое корпоративные карты
Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.
Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Корпоративная карта — разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.
3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.
4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.
5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.
6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно.
Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.
Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.
Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.
Корпоративные карты бывают следующих видов:
Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.
Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.
Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).
Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.
Оформление корпоративных карт
Порядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Оформление корпоративных карт производится банками на основании соответствующего заявления организации.
Корпоративная банковская карта не является банковским счетом, а представляет собой всего лишь средство платежа (п.1.12 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П). Поэтому заведение корпоративной карты возможно лишь при наличии у организации существующих банковских счетов. Без действующего счета получить карту невозможно.
Корпоративную карту можно привязать как к уже имеющемуся расчетному счету, так и открыть отдельный счет под такую карту. Если организация открывает специальный карточный счет, деньги на нем будут храниться автономно и независимо от денег на расчетном счете. К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.
Организации не обязаны информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт. Впрочем, не обязаны они уведомлять и об открытии карточных счетов, поскольку данная обязанность была отменена Федеральным законом от 02.04.2014 № 52-ФЗ.
При открытии карточного счета под корпоративную карту к заявлению об его открытии (от имени юрлица) обычно прикладывается выписка из ЕГРЮЛ, заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты, его паспорт, а также доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте. Конкретный перечень документов устанавливает банк.
Также банк предлагает установить определенные лимиты на списание денег с карты. По каждой карте могут быть установлены индивидуальные лимиты. Они могут быть постоянными или временными. Например, по договоренности с организацией банк может запретить держателям корпоративных карт списывать с карты более 10 000 рублей в неделю.
Что по вашему мнению мешает широкому использованию корпоративных банковских карт?
Использование корпоративных карт
Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов. При этом для осуществления этих операций работникам не нужно писать никакого заявления, а руководству издавать отдельный распорядительный документ (пп.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Не требуется переводить деньги из банка в кассу предприятия и выдавать их под отчет. При снятии с корпоративной карты наличных также не требуется проводить эти деньги через кассу.
Деньги при помощи карты могут быть сняты и переведены на другой счет самим работником в любое время при появлении соответствующей необходимости. Частным случаем такой необходимости является служебная командировка.
Отправляясь в командировку, сотрудник при помощи корпоративной карты может оплатить проездные билеты, ГСМ, гостиничные номера, услуги столовых и кафе, а также все сопутствующие представительские расходы. Кроме того, при наличии валютной корпоративной карты работник, находящийся за пределами России, беспрепятственно может снять с такой карты иностранную валюту.
Все списанные таким образом с корпоративной карты деньги автоматически считаются выданными под отчет командированному сотруднику. Возвратившемуся из командировки сотруднику требуется лишь отчитаться о произведенных затратах по унифицированной форме № АО-1.
При этом составлять отчеты по всем случаям расходования средств с карты не требуется. Законодательство таких правил не содержит. Поэтому сотрудник вправе предоставить единый авансовый отчет по всем случаям снятия и расходования денег с карты. Предоставление подтверждающих документов (кассовых чеков, проездных билетов и т.д.) происходит в общем порядке.
Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно. Периодичность сдачи в бухгалтерию таких авансовых отчетов также устанавливает сама организация с учетом характера своей хозяйственной деятельности.
Чтобы иметь возможность воспользоваться корпоративной банковской картой, сотрудник должен иметь именную корпоративную карту или числиться в списке работников организации, имеющих право на использование неименных корпоративных карт. Данный список утверждается руководителем организации.
По общему правилу, обусловленному самой сущностью корпоративной карты, не допускается ее использование в следующих целях:
- выплата сотрудникам зарплаты;
- выплата сотрудникам пособий и компенсаций;
- приобретение товаров и услуг для личных целей, не связанных с хозяйственной деятельностью организации.
Но данное правило не означают, что деньги с корпоративной карты не могут быть использованы в вышеуказанных целях. На самом деле, могут, так как никаких ограничений на использование корпоративных карт законодательство не содержит. При этом снятие денег с карты в целях, не обусловленных потребностями самой организации, нужно должным образом оформить. Так, для выплаты зарплаты бухгалтер может снять деньги с карты и внести их в кассу организации, используя приходно-кассовый ордер.
Сотрудники также могут использовать корпоративные карты в личных целях (вовремя отследить и предотвратить это не получится), но при этом образуется растрата. Ее необходимо восполнить за счет зарплаты сотрудника.
Карты привязанные к Расчетному счету: виды, условия, тарифы
Для ведения бизнеса банки предлагают юридическим оформить корпоративную банковскую карту, привязанную к расчетному счету. Банковская карты очень удобна в использовании, ей могут пользоваться ограниченный круг сотрудников компании.
Что такое корпоративная карта привязанная к Расчетному счету?
Корпоративная карта — это банковская карта, которая привязана к расчетному счету организации, либо отдельно к карточному. Денежные средства, находящиеся на карте принадлежат организации. Использование карты в личных целях недопустимо, картой можно расплачиваться за товары и услуги, оплачивать покупки, связанные с хозяйственной деятельностью организации, перечислять командировочные. Все операции по карте, снятие наличных или переводы должны строго фиксироваться отчетами.
Особенности и возможности карты
Наличие бизнес-карты во многом упрощает ведение финансовой деятельности организации. К денежным средствам юридического лица открыт круглосуточный доступ. Снимать наличные или вносить деньги на карту можно через банкомат обслуживающего банка.
При наличии мобильного банка, можно просмотреть все операции, проделанные по карте за любой промежуток времени, что упрощает ведение бухгалтерии ООО или ИП.
Для расчетов за товары и услуги не нужно идти в отделение банка с платежным поручением для перевода средств. Наличие корпоративной карты имеет свои плюсы:
- Расчеты картой, привязанной к расчетному счету можно производить за границей, операции, произведенные в валюте, соответствуют курсу банка, на момент совершения операции;
- Недорогая стоимость обслуживания, первый год обслуживания карт в некоторых тарифах бесплатный;
- В случае утраты карты, ее можно заблокировать, при этом денежные средства на счете останутся в сохранности;
- Отчет по операциям;;
- Проделанные операции отображены на счете организации;
- Доступ к средства в круглосуточном режиме.
- Возможность установки лимита расходов по карте;
- SMS -информирование по произведенным операциям;
- Информировать налоговую службу о наличии корпоративной карты не нужно.
Можно ли привязать свою карту к расчетному счету?
Привязать личную банковскую карту к открытому счету юридического лица — невозможно.
Как физическое лицо, лично на свою карту оплату за товары, произведенные услуги получать можно, с возможность перевода денежных средств на счет ООО или ИП.
Со стороны налогового законодательства такие манипуляции не являются нарушением.
Проблемы могут возникнуть с банком, в котором происходит обслуживание карты. При выдаче банковской карты физическому лицу, в договоре указывается, что карта выдается не для ведения предпринимательской деятельности, в таком случае в одностороннем порядке банк может расторгнуть договор.
В данном видео, вы найдете для себя полезную информацию по осуществлению вывода средств из бизнеса на карту.
Нужно ли отчитываться за списание и поступление средств на карту?
Деньги, находящиеся на счете корпоративной банковской карты — это деньги организации. Карта, привязанная к расчетному счету юридического лица может использоваться для снятия наличных и безналичных расчетов, для осуществления операций по карте не требуется заявления от сотрудника.
При необходимости, деньги могут быть сняты или переведены на другой счет в любое время.
Списанные денежные средства, выданные сотруднику автоматически становятся подотчетными.
Отчитываться можно не за каждую произведенную операцию за день, а за несколько операций, произведенных в течение нескольких дней.
Для контроля расходов по корпоративной карте, в организациях создается правило, в течение какого времени сотрудник должен отчитаться за потраченные денежные средства. Списанные деньги со счета организации подлежат отчету.
Отчет работник предоставляет либо по форме, которая установлена внутри организации, либо по стандартной № АО — 1. Закона или регламента, обязывающего сотрудника в обязательном порядке отчитываться за расходы по корпоративной карте нет, все правила пользования пластиковым продуктом устанавливаются внутри организации.
Как оформить карту?
Выпуск корпоративной карты банком происходит на заявления организации. Для заведения бизнес — карты необходимо открыть банковский счет для ИП или ООО, без действующего счета выпуск карты невозможен. Для выпуска корпоративной карты, привязанной к расчетному счету организации, банк устанавливает перечень документов:
- Заявление на выпуск карты;
- Паспорт будущего держателя карты;
- Доверенность, на распоряжение денежными средствами.
Привязать бизнес — карту можно как к действующему счету, так и к открытому новому. Открытый карточный счет может действовать отдельно от расчетного, денежные средства при этом будут принадлежать только открытому счету карты.
При открытии банковской карты банк устанавливает лимит на операции, по расходованию средств.
Тарифы банков
Для успешного пользования корпоративной картой на выгодных условиях банки предлагают различные тарифы.
Примеры тарифов в нескольких российских банках:
- «Сбербанк» — обслуживание корпоративных карт стоит 2500 рублей в год. Взнос наличных на карту можно производить через банкомат , не больше 100 000 с комиссией 0,3 %. Снятие наличных доступно во всех банкоматах Сбербанка с комиссией 1,4 %, если денежные средства сняты через банкомат другого банка комиссия составит 3 %. Лимит по карте составляет 170 000 рублей в день, в месяц — 5 000 000 рублей. Управлять картой можно через интернет — сервис Сбербанк — Онлайн, стоимость СМС — информирования составляет 60 рублей. Карту можно оформить как в отделении банка, так и в режиме онлайн через официальный сайт Сбербанка;
- «Совкомбанк» — обслуживание в год составляет 1999 рублей. По карте можно выполнять операции по снятие и внесению наличных через устройства самообслуживания. Лимит по снятию наличных в день установлен в размере 100 000 рублей, в месяц — 600 000 рублей. Процент комиссии за снятие в банкоматах Совкомбанка составляет 1,5 %, в банкоматах других банков — 2,5 %.
- «Россельхозбанк» — обслуживания карты составляет 2000 рублей в год. Снимать наличные можно через банкомат Россельхозбанка (с комиссией 1%) или через банкомат других банков (комиссия составляет 2%), вносить наличные через банкомат нельзя. В день лимит по снятию установлен в размере 300 000 рублей, в месяц — 500 000 рублей. Стоимость СМС — информирования составляет 60 рублей. Заявка на оформление карты подается только в отделениях банка.
- «Тинькофф банк» — два месяца обслуживания карты бесплатно, далее 990 рублей за оставшиеся 10 месяцев. Банк предоставляет бесплатно 10 платежей, с 11 платежа плата составляет 29 рублей за каждый платеж. Процент за снятие наличных от 1 до 10% в зависимости от суммы. Процент за внесение наличных составляет 0,25%.
- «Банк Интеза» — годовое обслуживание карты от 600 до 3000 рублей. Комиссия за снятие наличных в банкоматах банка Интеза оставляет 1%. Стоимость СМС — информирования составляет 50 рублей. В день лимит по снятию наличных равен от 50 000 рублей до 1 000 000 рублей, в месяц от 250 000 рублей до 1 000 000 рублей.
На видео, сотрудник банка рассказывает об особенностях и плюсах таких карт, рекомендуем к просмотру.
Наличие бизнес — карты, привязанной к счету ИП или ООО оптимизирует расходы организации, позволяет отслеживать и быть в курсе каждой операции, произведенной сотрудниками. Также наличие пластиковой карты гарантирует безопасность и сохранность денежных средств.
https://buh.ru/articles/documents/62758/